中小企业信息化建设

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企业信息化(Enterprises informatization),企业信息化实质上是将企业的生产过程、物料移动、事务处理、现金流动、客户交互等业务过程数字化,通过各种信息系统网络加工生成新的信息资源,提供给各层次的人们洞悉、观察各类动态业务中的一切信息,以作出有利于生产要素组合优化的决策,使企业资源合理配置,以使企业能适应瞬息万变的市场经济竞争环境,求得最大的经济效益。

一、如何加强企业信息化管理

信息化管理是现代企业管理的一项重要的工具,是企业的经营管理理念和方法的载体。信息化管理的主要内容是企业资源计划,其主要作用有两个方面:一是对外有效利用和整合资源;二是对内实行科学管理,提高工作效率。因此,要做好信息化管理工作,必须做到以下内容:
     1.信息技术在企业中的应用提高了企业的业务流程的自动化程度,业务流程中的一些环节被省略或合并。
     2.企业信息化改变了数据和信息的获取方式。
     3.企业信息化改变了信息存储的方式,存储介质由纸变为磁盘或光盘。
     4.企业信息化提高了信息处理的效率。
     5.企业信息化改变了信息的传递方式。
     6.企业信息化提高了信息的集成性。
     7.企业信息化提高了信息的价值。
     8.企业信息化将对人造成一定的影响。


二、信息化实现的目标

企业通过信息化建设,应创造出一个集成的办公环境,在真正意义上实现,提高办公效率,使所有的办公人员都处于同一个办公桌面的环境下一起工作,摆脱时间和地域的限制,实现协同工作与知识管理。
管理更加规范化、现代化,实现轻松管理,并能充分利用现有资源来有效提升企业的无形资产,从而带动整个企业迅速发展。具体来说主要实现目标有以下几点:
1)建设一个可保障性的网络平台

2)真正提高工作效率、促进工作效果
   ★ 加速信息流转,节约办公时间 无论您身处总公司还是分公司,无论您们是否在同一间办公室工作。
   ★ 随时随地都可办公 实现远程办公和移动办公,无论您身处何地,都可借助网络的力量随时投入到工作中来,有效地把握办公的工作进度与状况,及时针对工作中出现的问题,提出有效改进建议,以免事出后再弥补,即便出差在外也不会耽误工作。
   ★ 合理统筹高效开展工作员工不用为某件事而几次跑到相关人员办公室办理,从而节约出更多的时间和精力让其集中在更重要的事情上来。
   ★ 快速准确查询文件资料 实行电子文档管理,方便快速查找阅读相关文件。
   ★ 方便领导同各级员工的交流与沟通 多种途径、多种方式,使企业的管理者同企业员工保持有效、快捷的工作交流与信息沟通,排除了信息沟通不畅给企业发展带来的羁绊。

3)管理规范化
   ★ 监控工作进度 掌握工作状态 及时有效监控各部门工作进度情况;实时全面掌控各部门的工作办理效率状态,及时发现问题及时解决,从而减少差错。
   ★ 明确各人职责 增加责任感 帮助企业明确赋予各岗位的权限,任何人都不可越权处理工作,使得各自责任明确,落实到人,查有所依;杜绝工作中出现职权不明相互推脱扯皮现象。
   ★ 按权限职能分类管理不同等级资料 根据文件性质及保密需要,不同的人员享有不同的访问与操作权限,有效地确保数据的安全与完整,使得各项资料得以不断积累和有效共享利用,发挥效益。

4)减少办公开支,降低管理成本
   ★ 节约纸张 节省时间 减少差错 相关资料的发送,任意指定收信人,直接传送给所需人,而无需任何中间环节,无需打印出发给相关人员,缩短办理时间,节省办公开支,减少差错率,提高整体工作效率。

5)最大化地利用现有资源
   ★ 硬件资源 充分利用企业现计算机和网络资源,真正意义上实现无纸化办公,减少办公费用,提高办公效率,不仅仅是停留在最初简单的打字文字处理、文件共享、上网阶段。而充分发挥了使用计算机的实质意义。
   ★ 经验资源 充分利用老员工的工作经验帮助新进员工快速进入工作状态,起到很好的工作衔接作用。
   ★ 知识资源 将优秀员工、优秀思想、优秀方式、优秀资料提供给员工共享学习,实现知识与工作经验的积累共享与再利用,使新员工最快进入工作状态,使全体员工的业务不断的熟练。
   ★ 人力资源 可动态记录公司全体员工的个人情况,以及员工在公司的表现状况和发展状况。进行分类归档动态管理,便于资料的查询、调阅等。
   ★ 提升形象、建立信誉、引以为荣 信息化建设 、在线办公的实施无形中增强了客户的信誉感、增加了员工的自信心,增强企业的凝聚力,消除员工对公司的发展而担忧,建立长期信心,让员工亲身感受到企业的不断发展,心中的信念存在。员工感觉身为这样企业中的一员而感到自豪,为企业真正进入信息化时代、电子政务和电子商务时代建立竞争优势。

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